Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là một ứng dụng phần mềm hoặc tập hợp các chương trình liên quan được sử dụng để tạo và quản lý nội dung kỹ thuật số. CMS thường được sử dụng để  quản lý nội dung doanh nghiệp  (ECM) và  quản lý nội dung web (WCM). ECM tạo điều kiện hợp tác tại nơi làm việc bằng cách tích hợp chức năng quản lý tài liệu, quản lý tài sản kỹ thuật số và lưu giữ hồ sơ, đồng thời cung cấp cho người dùng cuối quyền truy cập dựa trên vai trò vào tài sản kỹ thuật số của tổ chức. WCM tạo điều kiện cho tác giả cộng tác cho các trang web. Phần mềm ECM thường bao gồm chức năng xuất bản WCM, nhưng các trang web ECM thường nằm sau tường lửa của tổ chức.

Cả hai hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp và quản lý nội dung web đều có hai thành phần: ứng dụng quản lý nội dung ( CMA ) và ứng dụng phân phối nội dung (CDA). CMA là một giao diện người dùng đồ họa (GUI) cho phép người dùng kiểm soát việc tạo, sửa đổi và xóa nội dung khỏi trang web mà không cần biết gì về  HTML . Thành phần CDA cung cấp các dịch vụ back-end hỗ trợ quản lý và phân phối nội dung sau khi nó đã được tạo trong CMA.

Các tính năng của CMSes

Các tính năng có thể khác nhau giữa các dịch vụ CMS khác nhau, nhưng các chức năng cốt lõi thường được coi là lập chỉ mục, tìm kiếm và truy xuất,   quản lý định dạng , kiểm soát sửa đổi và xuất bản.

  • Các  tính năng lập chỉ mục, tìm kiếm và truy xuất trực quan lập chỉ mục  tất cả dữ liệu để dễ dàng truy cập thông qua các chức năng tìm kiếm và cho phép người dùng tìm kiếm theo  các thuộc tính  như ngày xuất bản, từ khóa hoặc tác giả.
  • Quản lý định dạng tạo điều kiện thuận lợi để biến các tài liệu giấy được quét và tài liệu điện tử kế thừa thành tài liệu HTML hoặc  PDF  .
  • Các tính năng sửa đổi cho phép nội dung được cập nhật và chỉnh sửa sau khi xuất bản lần đầu. Kiểm soát sửa đổi cũng theo dõi bất kỳ thay đổi nào đối với tệp của các cá nhân.
  • Chức năng xuất bản cho phép các cá nhân sử dụng một  mẫu  hoặc một bộ mẫu đã được tổ chức phê duyệt, cũng như  các trình hướng dẫn  và các công cụ khác để tạo hoặc sửa đổi nội dung.

CMS cũng có thể cung cấp các công cụ để  tiếp thị 1-1 . Tiếp thị một đối một là khả năng một trang web điều chỉnh nội dung và quảng cáo của nó cho phù hợp với các đặc điểm cụ thể của người dùng bằng cách sử dụng thông tin do người dùng cung cấp hoặc được trang web thu thập - ví dụ: mẫu trình tự trang của một người dùng cụ thể. Ví dụ: nếu người dùng truy cập  công cụ  tìm kiếm và tìm kiếm  máy ảnh kỹ thuật số , các biểu ngữ quảng cáo sẽ giới thiệu các doanh nghiệp bán máy ảnh kỹ thuật số thay vì các doanh nghiệp bán sản phẩm làm vườn.

Các tính năng phổ biến khác của CMS bao gồm:

  • URL thân thiện với  SEO
  • Trợ giúp tích hợp và trực tuyến, bao gồm cả  bảng thảo luận
  • Hệ thống quyền dựa trên nhóm
  • Hỗ trợ đầy đủ mẫu và các mẫu có thể tùy chỉnh
  • Quy trình cài đặt và lập phiên bản dựa trên thuật sĩ dễ dàng
  • Bảng điều khiển dành cho quản trị viên có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
  • Hệ thống phân cấp nội dung với độ sâu và kích thước không giới hạn
  • Yêu cầu máy chủ tối thiểu
  • Trình quản lý tệp tích hợp
  • Nhật ký kiểm tra tích hợp 

Chọn CMS

Hầu như không có giới hạn đối với các yếu tố phải được xem xét trước khi một tổ chức quyết định đầu tư vào CMS. Có một số chức năng cơ bản cần luôn tìm kiếm, chẳng hạn như giao diện trình chỉnh sửa dễ sử dụng    và khả năng tìm kiếm thông minh. Tuy nhiên, đối với một số tổ chức, phần mềm họ sử dụng phụ thuộc vào các yêu cầu nhất định.

Ví dụ, hãy xem xét quy mô của tổ chức và sự phân tán địa lý. Người quản trị CMS phải biết có bao nhiêu người sẽ sử dụng  ứng dụng , liệu CMS có yêu cầu hỗ trợ đa ngôn ngữ hay không và nhóm hỗ trợ quy mô nào sẽ cần thiết để duy trì hoạt động. Điều quan trọng là phải xem xét mức độ kiểm soát mà cả quản trị viên và người dùng cuối sẽ có khi sử dụng CMS. Tính đa dạng của các dạng dữ liệu điện tử được sử dụng trong một tổ chức cũng phải được xem xét. Tất cả các loại nội dung kỹ thuật số nên được lập chỉ mục dễ dàng.

Nhà cung cấp phần mềm CMS

Có một số lượng lớn các dịch vụ CMS miễn phí và dựa trên đăng ký có sẵn để  sử dụng cho cá nhân và  doanh nghiệp . Sau đây chỉ là một vài ví dụ về các nhà cung cấp nền tảng CMS:

  • SharePoint  - Tập hợp các công nghệ dựa trên đám mây và web giúp dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin kỹ thuật số trong một tổ chức.
  • Documentum - Cung cấp các công cụ để lưu trữ và truy xuất nội dung nhanh chóng và được biết đến với khả năng kiểm soát truy cập chi tiết.
  • M-Files - Sử dụng phương pháp dựa trên thẻ meta để quản lý tài liệu điện tử.
  • Joomla  - Một  WCMS mã nguồn mở và miễn phí  được xây dựng trên một   khuôn khổ MVC . Joomla được viết bằng  PHP  và cung cấp các tính năng như  bộ nhớ đệm ,  nguồn  cấp RSS ,  blog , tìm kiếm và hỗ trợ quốc tế hóa ngôn ngữ.
  • WordPress  - Một WCMS mã nguồn mở và miễn phí khác dựa trên PHP và  MySQL . WordPress có thể được sử dụng như một phần của dịch vụ lưu trữ internet   (WordPress.com) hoặc nó có thể được triển khai trên một máy tính cục bộ để hoạt động như một máy chủ web của riêng nó   (WordPress.org). Nó vô cùng phổ biến trong cộng đồng viết blog.
  • DNN - Cung cấp cho các nhà tiếp thị các công cụ quản lý nội dung mà họ cần để dễ dàng truy cập vào tất cả các tài sản kỹ thuật số của họ bất kể chúng được lưu trữ ở đâu, xuất bản nội dung lên bất kỳ kênh trực tuyến nào, cá nhân hóa nội dung đó cho từng khách truy cập và đo lường hiệu quả của nó.
  • Oracle WebCenter - Danh mục các  ứng dụng tương tác với người dùng của Oracle  được xây dựng trên khung phát triển của riêng họ và được cung cấp với  chi phí cấp phép cho mỗi CPU . Ba sản phẩm chính tạo nên bộ phần mềm: Oracle WebCenter Content, Oracle WebCenter Sites và Oracle WebCenter Portal. Một trong những tính năng chính của Oracle là nội dung có thể được quản lý tập trung tại một vị trí và được chia sẻ trên nhiều ứng dụng.
  • Pulse CMS - Một tùy chọn phần mềm độc quyền được thiết kế cho các trang web nhỏ cho phép nhà phát triển web thêm nội dung vào một trang hiện có và quản lý nó một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó không yêu cầu cơ sở dữ liệu. Nó sử dụng  Apache  với PHP 5 và cung cấp hỗ trợ người dùng cho khách hàng trả tiền.
  • TERMINALFOUR - Sản phẩm chủ lực của công ty này, Site Manager, là một CMS dựa trên phần mềm độc quyền cung cấp hỗ trợ đa nền tảng rộng rãi. Mặc dù giấy phép tại chỗ có thể tốn kém, nhưng các bản cập nhật trước đây đã được xem xét một cách thuận lợi và nó hỗ trợ một nền tảng cộng đồng người dùng rộng rãi để trao đổi ý tưởng và trợ giúp ngang hàng.
  • OpenText -  ECM Suite  và Quản lý trải nghiệm web của OpenText hướng đến doanh nghiệp và có sẵn cả tại chỗ và thông qua  đám mây . OpenText chuyên về quản lý khối lượng lớn nội dung, tuân thủ các yêu cầu quy định và quản lý nội dung trực tuyến và di động cho doanh nghiệp sử dụng.
  • Backdrop CMS - Một CMS mã nguồn mở và miễn phí nằm trong   dự án Drupal và tập trung vào việc cung cấp CMS giá cả phải chăng cho  các tổ chức vừa và nhỏ . Về bản chất, Backdrop chỉ cung cấp các tính năng quản lý nội dung web cơ bản nhất nhưng nó có thể được mở rộng với sự trợ giúp của các mô-đun khác nhau   có sẵn.