10 Công cụ "Vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn

Quản lý thành công dựa trên việc sắp xếp công việc hiệu quả, với Lịch là công cụ quan trọng không thể thiếu trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Lịch giúp kiểm soát công việc của đội nhóm và tăng cường sự tương tác, đồng thời giúp cá nhân sắp xếp công việc hàng ngày, truyền cảm hứng tự tin và chuyên nghiệp cho mọi người.

Hiện nay, các công cụ và dịch vụ lưu trữ dữ liệu chủ yếu dựa trên nền tảng web, hỗ trợ làm việc từ xa và sự phối hợp giữa các nhóm ở mọi nơi, đảm bảo dữ liệu có thể được truy cập nhanh chóng và kịp thời từ máy tính cá nhân hay điện thoại.

Phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản lý sắp xếp mọi nhiệm vụ một cách rõ ràng và minh bạch, từ việc định rõ mô tả, yêu cầu, chỉ số đánh giá, tài liệu liên quan, người giám sát, thời hạn, đến việc xây dựng checklist công việc. Ngoài ra, tính năng quy trình công việc cho phép xây dựng một chuỗi các nhiệm vụ liên kết, nâng cao hiệu quả quản lý và giúp đạt được mục tiêu chung một cách dễ dàng hơn

Bảng Kanban được sử dụng để quản lý công việc với ba cột: công việc cần làm, công việc đang thực hiện, và công việc đã hoàn thành, giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ bằng cách kéo và thả nhiệm vụ. Các nhiệm vụ cũng có thể được biểu diễn qua biểu đồ Gantt, cho phép xem trực quan thời gian dành cho mỗi công việc, xác định thời hạn và phân bổ tải công việc, làm rõ ai đang rảnh và ai quá tải.

Tự động hóa giúp loại bỏ công việc lặp lại nhỏ, cho phép mọi người tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và sáng tạo. Một ví dụ là tự động hóa thông báo nhắc nhở phê duyệt nhiệm vụ, giúp bạn nhận thông báo ngay khi có nhiệm vụ cần xem xét. Ngoài ra, việc giao nhiệm vụ cũng có thể tự động hóa trong phần mềm quản lý dự án, tự động tạo nhiệm vụ con từ một nhiệm vụ lớn cho người phụ trách cụ thể.

Công cụ theo dõi thời gian giúp quản lý khối lượng công việc của nhân viên một cách minh bạch bằng cách đo lường thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ. Khi phát hiện nhiệm vụ nào trễ hạn, cần trao đổi với nhân viên để điều chỉnh kịp thời.

Phần mềm gọi điện và họp video đáng tin cậy là cần thiết để giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên toàn cầu, nâng cao tính chuyên nghiệp. Ứng dụng họp video trở thành công cụ thiết yếu cho việc làm từ xa, là giải pháp thay thế các cuộc họp trực tiếp, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm hơn qua các cuộc họp trực tuyến so với tin nhắn ngắn.

Bất kỳ ai cũng có thể liên lạc với bạn qua tin nhắn để hẹn gặp hoặc thảo luận công việc và vấn đề gặp phải. Dù qua máy tính hay ứng dụng di động, bạn sẽ nhận thông báo để kịp thời hỗ trợ nhân viên. Quan trọng là phải trả lời một cách lịch sự, chuyên nghiệp và nhanh chóng, điều này giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và an tâm, không lo lắng rằng họ đang làm phiền bạn.

Hệ thống thông tin nhân sự giúp tuyển dụng không chỉ dựa trên kỹ năng mà còn về sự phù hợp văn hóa của ứng viên, cung cấp thông tin để xây dựng đội ngũ gắn kết từ đầu. Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ đánh giá năng lực và tổ chức đào tạo kỹ năng, thúc đẩy hiệu suất làm việc, tăng cường tinh thần và sự gắn bó, lòng trung thành với tổ chức trong dài hạn.

Để theo dõi và cải thiện hiệu quả công việc, cần sử dụng công cụ cung cấp dữ liệu và báo cáo phân tích. Quản lý bán hàng có thể đo lường hiệu suất qua các giao dịch và tạo báo cáo hàng tháng hoặc quý. Cũng có thể phân tích thời gian thực hiện cuộc gọi và chuẩn hóa quy trình công việc.