Một số lưu ý đối với file mẫu hợp đồng tải lên như sau:
- Mẫu tải lên phải có định dạng .docx.
- Thiết lập định dạng chữ ngay trên file mẫu hợp đồng.
- Trên file mẫu, nội dung nào biến động thay đổi theo từng lần lập hợp đồng (Ví dụ: Thông tin bên nhận hợp đồng) thì anh chị đặt biến cho thông tin đó theo hướng dẫn dưới đây (Biến viết liền không có dấu và khoảng trắng).
Nếu muốn sửa lại biến thì anh/chị thực hiện như sau:
Lưu ý 1: Các biến dưới đây anh chị cần đặt đúng cấu trúc để có thể quản lý được hợp đồng trên phần mềm và có thể lấy được thông tin các bên hợp đồng ở danh mục vào hợp đồng.
| STT | Tên biến chuẩn hóa trên mẫu hợp đồng | Diễn giải |
|---|---|---|
| 1 | contract_number | Số hợp đồng |
| 2 | contract_date | Ngày hợp đồng |
| 3 | tax_code_x | Mã số thuế/Mã ngân sách (x đặt biến động theo biến đó là thông tin của bên nào. Ví dụ: Bên A thì đặt biến là tax_code_A; Bên B thì đặt biến là tax_code_B. Đặt tương tự với các biến mô tả ở dưới) |
| 4 | customer_code_x | Mã khách hàng |
| 5 | personnal_customer_x | Khách hàng cá nhân |
| 6 | company_personal_name_x | Tên đơn vị, tổ chức / Tên cá nhân |
| 7 | business_address_x | Địa chỉ ĐKKD đối với tổ chức và Thường trú đối với cá nhân |
| 8 | transaction_address_x | Địa chỉ giao dịch |
| 9 | legal_representative_x | Người đại diện pháp luật |
| 10 | position_x | Chức vụ |
| 11 | number_account_x | Số tài khoản ngân hàng |
| 12 | bank_name _x | Tên ngân hàng |
| 13 | contact_email_x | Email liên hệ |
| 14 | phone_number_x | Số điện thoại di động |
| 15 | note_x | Ghi chú |
| 16 | contract_term_x | Thời hạn hợp đồng |
| 17 | effect_from_date_x | Từ ngày |
| 18 | effect_to_date_x | Đến ngày |
| 19 | id_card_date_x | Ngày cấp |
| 20 | id_card_place_x | Nơi cấp |
| 21 | id_card_x | Số CMND/CCCD/HC |
Lưu ý 2: Với mẫu hợp đồng có dữ liệu dạng bảng, anh chị cần đặt biến để tạo bảng như sau
- Tạo bản trên mẫu chỉ gồm 2 dòng (dòng 1 nhập tên cột, dòng 2 nhập biến của bảng như hình) - Chỉ hỗ trợ biến mailmerge, không hỗ trợ biến định dạng text thông thường - Bắt đầu bảng luôn phải có biến TableStart:Tên_bảng - Kết thúc bảng luôn phải có biến TableEnd:Tên_bảng - Biến trong bảng cần đặt đúng vị trí cột dữ liệu tương ứng - Tên biến viết chữ thường không dấu, có thể chứa ký tự _
