Kaizen là gì? Ứng dụng kaizen trong doanh nghiệp như thế nào?

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh bắt nguồn từ Nhật Bản, theo Nhật ngữ Kaizen có nghĩa là: Kai – liên tục, Zen – cải tiến. Cụ thể

Triết lý Kaizen hướng tới sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ các cá nhân trong doanh nghiệp, từ nhân viên đến các bộ cấp cao để đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức luôn được cải tiến liên tục, nhằm mục đích nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí,…

Quá trình cải tiến của triết lý Kaizen không yêu cầu bạn phải làm những gì lớn lao, mà nó hướng đến mục tiêu tích lũy từ những cải tiến nhỏ để tạo nên kết quả lớn hơn, tập trung vào xử lý và giải quyết tận gốc vấn đề ngay khi phát sinh để lần sau không phải lặp lại.

Kaizen được bắt nguồn từ công ty sản xuất xe hơi Toyota của Nhật, dùng để nắm bắt và xử lý ngay các vấn đề phát sinh trong quy trình sản xuất.

Tuy nhiên, vì kết quả ứng dụng quá hiệu quả nên dần dần Kaizen đã trở thành triết lý được sử dụng ở hầu hết các lĩnh vực kinh doanh như dịch vụ, bán lẻ,… Thậm chí trong đời sống hằng ngày ở mỗi cá nhân vẫn nên làm theo Kaizen để thay đổi bản thân tốt hơn mỗi ngày.

2. Ưu  – nhược điểm của thuyết Kaizen

Kaizen giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí, gia tăng lợi nhuận cho công ty. Mặc dù kết quả của Kaizen được tích lũy từ những điều nhỏ, nhưng chắc chắn nó sẽ mang lại sự tăng trưởng lâu dài cho doanh nghiệp.

2.1. Ưu điểm của thuyết Kaizen

Cải tiến liên tục cho sản phẩm, dịch vụ

Triết lý Kaizen khá hiệu quả trong việc cải tiến sản phẩm, dịch vụ, vì bạn có thể giải quyết ngay những vấn đề nhỏ làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Điều này giúp bạn giảm thiểu được những khuyết điểm của sản phẩm, dịch vụ khi đến tay khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, tăng giá trị thương hiệu, cải thiện doanh số và doanh thu cho doanh nghiệp.

Đem lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Duy trì lợi thế cạnh tranh cho riêng mình là ưu tiên hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp. Nhưng nếu đột nhiên đối thủ đầu tư mạnh để tạo nên sự đổi mới trong quy trình, sản phẩm, dịch vụ,… thì bạn có chắc chắn mình sẽ đủ sức để cạnh tranh?

Nhưng khi áp dụng Kaizen nghĩa là bạn đang âm thầm tạo nên lợi thế cạnh tranh cho riêng mình mỗi ngày. Những cải tiến nhỏ này sẽ tích lũy dần dần để tạo nên những lợi thế vượt trội sau này. Ngoài ra tư duy cải tiến liên tục trong Kaizen còn giúp bạn ngay lập tức xác định được vấn đề vấn đề tiêu cực và giải quyết chúng. Từ đây chất lượng sản phẩm, dịch vụ được nâng cấp và tốt hơn mỗi ngày sẽ giúp doanh nghiệp tăng cơ hội bán hàng, năng suất và doanh thu. Đây là lợi thế cạnh tranh cực kỳ nổi bật giữa bạn và đối thủ.

Liên tục cải tiến văn hóa doanh nghiệp

Với Kaizen, nhân viên có quyền đề xuất các thay đổi mang tính cải tiến tốt hơn cho doanh nghiệp. Điều này giúp họ hiểu được ý kiến ​​của họ là quan trọng. Đồng thời những đóng góp của họ nếu mang lại hiệu quả sẽ tạo ra cảm giác thỏa mãn, hài lòng và tự tin để cống hiến hơn. Từ đó văn hóa chia sẻ tích cực trong công ty được đề cao, tạo động lực để làm việc tốt hơn.

Tăng năng suất làm việc

Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, năng suất làm việc cũng luôn được khuyến khích để đạt được kết quả lớn với ít nguồn lực hơn. Đây luôn là vấn đề khó khăn và nan giải cho hầu hết các doanh nghiệp.

Tuy nhiên khi áp dụng Kaizen bạn có thể cải thiện năng suất bằng cách giảm thiểu các vấn đề, lỗi ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, từ đó thúc đẩy sản lượng chung của tổ chức. Ngoài ra những cải tiến trong văn hóa công ty tạo động lực để nhân viên nỗ lực nhiều hơn trong công việc. Điều này giúp tăng năng suất làm việc mà không cần bị ép buộc, khiển trách hoặc mua bằng tiền thưởng.

Tăng khả năng sáng tạo trong công việc

Bản chất của sự sáng tạo thường khó bó buộc trong một quy tắc cụ thể, cần tạo sự thoải mái nhất định. Cho nên phương pháp Kaizen rất phù hợp để thúc đẩy nhân viên sáng tạo ra những ý tưởng hay hằng ngày. Nó đòi hỏi họ phải tìm ra được giải pháp cho những vấn đề phát sinh khi làm việc. Điều này tạo ra một nền văn hóa sáng tạo, nơi mọi người được trao quyền để đưa ra những ý tưởng mới và chia sẻ chúng một cách cởi mở.

2.2. Nhược điểm của thuyết Kaizen

Khó thay đổi ở mô hình hiện tại

Mặc dù Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng khi các nhà quản lý áp dụng cho doanh nghiệp của mình cũng nên cân nhắc. Vì nếu bạn đang có một hệ thống quản lý bài bản, thì khi bắt đầu áp dụng Kaizen sẽ đồng nghĩa với việc bạn phải thay đổi hệ thống quản lý của mình, và điều này thật sự không hề dễ dàng. Cho nên, Kaizen sẽ dễ dàng triển khai ở các doanh nghiệp chưa có một hệ thống quản lý hơn.

Bên cạnh đó, vì tâm lý mọi người luôn ngại thay đổi nên nhân viên thường khó chấp nhận một hệ thống hay phương thức quản lý mới. Điều này làm ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên và hiệu quả trong công việc.

Dễ bị ảnh hưởng xấu bởi một bộ phận không tuân thủ

Kaizen sẽ mang lại hiệu quả tích cực cho những bộ phận chấp nhận thay đổi. Tuy nhiên nếu trong quá trình thực hiện một số bộ phận không tuân thủ rất dễ ảnh hưởng xấu đến các bộ phận khác.

3. Mười nguyên tắc Kaizen giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả kinh doanh

Nguyên tắc 1: Luôn cập nhật những ý tưởng mới, loại bỏ sự cứng nhắc trong công việc

Thông thường chúng ta thường quen với việc thực hiện các nhiệm vụ theo một cách nhất định hoặc thực hiện lại các ý tưởng giống nhau và tuân theo các cách làm đã được hình thành. Lâu dần nó sẽ trở thành thói quen nhuần nhuyễn, nên con người thường ngại thay đổi và lo sợ sẽ dẫn đến những sai lầm.

Tuy nhiên với Kaizen, đổi mới và cải tiến liên tục là tiêu chí hàng để đầu để mang lại hiệu quả kinh doanh, sản xuất. Vì vậy hãy bỏ qua nỗi sợ hãi này và thử đón nhận những ý tưởng mới, cách tiếp cận tiến bộ hơn để tạo lợi thế cạnh tranh cho riêng mình.

Nguyên tắc 2: Hướng đến việc cải tiến những điều nhỏ trước khi hoàn thành mục tiêu lớn

Không có bất kỳ công trình vỹ đại hay sự thành công nào được xây dựng trong 1 giờ hay 1 ngày. Vì vậy tích lũy từ những cải tiến nhỏ sẽ giúp bạn nâng cấp hơn mỗi ngày, lâu dần sẽ giúp bạn thu được kết quả lớn hơn thay vì cố gắng hoàn thiện toàn bộ công việc một lần.

Nguyên tắc 3: Không đổ lỗi, chịu trách nhiệm về những gì mình làm

Trong Kaizen, nếu bạn phạm sai lầm khi làm việc hãy giải trình toàn bộ sự việc để tìm ra phương án tốt hơn. Việc này giúp loại bỏ những hoạt động không hiệu quả trong tương lai. Bên cạnh đó, giữa các thành viên cũng không nên đổ lỗi cho nhau hay quy trách nhiệm cho bất kỳ cá nhân nào, mà thay vào đó hãy cùng nhau giúp đỡ và hỗ trợ để khắc phục và hạn chế những sai lầm tương tự.

Nguyên tắc 4: Sửa chữa sai lầm ngay khi bạn tìm thấy

Chắc chắn khi đổi mới và cải tiến mọi thứ, bạn sẽ liên tục mắc sai lầm. Nhưng bạn đừng bao giờ che giấu những lỗi lầm này, mà hãy tìm lý do tại sao nó lại không hiệu quả và khắc phục ngay lập tức.

Sai lầm và thất bại không phải là điều đáng sợ, nhưng sẽ đáng sợ hơn nếu bạn bỏ qua sai lầm và thất bại của mình. Vì vậy, đừng để sai lầm ngày càng lớn và biến thành một thứ gì đó không thể kiểm soát và không thể giải quyết được. Hãy can đảm thừa nhận bạn đã mắc sai lầm và sửa chữa nó ngay lập tức.

Nguyên tắc 5: Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền đưa ra ý tưởng

Kaizen hướng đến sự sáng tạo và tối ưu trong quá trình làm việc, vì vậy nó không giới hạn sự sáng tạo ở bất kỳ bộ phận, phòng ban hay chức vụ nào. Bất kỳ ai trong nhóm đều có thể đưa ra đề xuất và ý kiến của mình để cải thiện năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ: Một công nhân trong nhà máy là người trực tiếp thực hiện công việc tại một giai đoạn nào đó. Vì vậy họ sẽ là người hiểu rõ những vấn đề phát sinh, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hơn bất kỳ nhà quản lý nào. Cho nên lúc này họ sẽ là người dễ dàng đưa ra những ý tưởng mới để cải tiến hơn.s

Nguyên tắc số 6: Tin tưởng vào dữ liệu thay vì ý kiến chủ quan

Dữ liệu là bằng chứng cung cấp cho bạn thông tin chính xác nhất về một vấn đề, trong khi nhận định hay quan điểm chỉ là ý kiến cá nhân, phản ánh niềm tin chủ quan của một người. Cho nên, theo thuyết Kaizen thì các doanh nghiệp thu thập, đối chiếu và giải thích dữ liệu trước khi đưa ra quyết định sẽ có lợi thế hơn những công ty chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc quan điểm.

Nguyên tắc số 7: Luôn duy trì một thái độ làm việc tích cực

Duy trì thái độ tích cực là một trong những quy tắc quan trọng nhất của Kaizen. Chỉ khi giữ một tâm trí tích cực, bạn mới có thể nhìn thấy những cơ hội mới; cơ hội để phát triển bản thân và tổ chức của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể nuôi dưỡng động lực để thực hiện thay đổi và theo đuổi một môi trường tổ chức tốt hơn. Một thái độ tích cực và hy vọng mạnh mẽ là điều thúc đẩy một ý chí mạnh mẽ.

Nếu không có thái độ tích cực, bạn ngừng chiến đấu, bạn ngừng đổi mới, bạn trở nên mù quáng trước các cơ hội, và bạn bắt đầu lãng phí cuộc đời mình. Nếu bạn không tìm thấy niềm vui trong việc thay đổi bản thân và cải thiện tổ chức của mình, Kaizen không có gì khác ngoài đấu tranh và làm việc chăm chỉ, điều mà không ai muốn. Với cách tiếp cận tích cực, tự hào về những cải tiến bạn đã thực hiện và khả năng coi mọi thứ là một thử thách, Kaizen có thể rất thú vị.

Nguyên tắc số 8: Hãy hành động ngay khi có ý tưởng mới

Khi nghĩ ra những cách làm mới, bạn nên thử ngay và đo lường kết quả. Nếu bạn nhắm đến mục tiêu 50% và nó hiệu quả, thì 100% cuối cùng đã nằm trong tầm tay, điều quan trọng là bạn phải thực hiện bước đầu tiên.

Ngoài ra, khi bạn thực hiện bước đầu tiên với việc triển khai, bạn bắt đầu quan sát, học hỏi và nhận phản hồi từ môi trường. Bạn có khả năng điều chỉnh chiến lược của mình theo các lực lượng trong môi trường.

Có nhiều khả năng bạn sẽ đạt được 100% nếu trước tiên bạn đặt mục tiêu là 50% và sau đó điều chỉnh dựa trên những gì đã xảy ra , hơn việc nhắm đến mục tiêu 100% với các giải pháp rộng và quá phức tạp.

Nguyên tắc số 9: Xem khó khăn là cơ hội

Muốn không ngừng hoàn thiện bản thân thì cần phải phát huy trí tuệ ngày càng nhiều. Trí tuệ về cơ bản là khả năng suy nghĩ và hành động bằng cách sử dụng kiến ​​thức, kinh nghiệm, sự hiểu biết, ý thức chung và cái nhìn sâu sắc. Trí tuệ là sự hiểu biết sâu sắc về mọi thứ, kết hợp khả năng chịu đựng với những bất trắc của cuộc sống cũng như những thăng trầm của cuộc sống.

Và cách nhanh nhất để phát triển trí tuệ là khi chúng ta đối mặt với khó khăn và tình huống khó khăn. Vì vậy, bạn không nên sợ khó khăn mà hãy xem đó là cơ hội để tiến bộ và trưởng thành nhanh nhất.

Bạn đưa ra quyết định tốt dựa trên kinh nghiệm dày dặn. Bạn phát triển kinh nghiệm dựa trên việc đưa ra các quyết định tồi. Việc đưa ra một số quyết định tồi từ từ dẫn đến việc đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt.

Nguyên tắc số 10: Kaizen là vô tận

Kaizen là một quá trình, không phải hoàn thành một mục tiêu là xong. Đây là nỗ lực không ngừng của mỗi nhân viên để đảm bảo cải tiến tất cả các quy trình và hệ thống của một tổ chức cụ thể. Mặc dù sự cải tiến tổng thể của tổ chức theo triết lý Kaizen sẽ được thực hiện với tốc độ chậm và ổn định, nhưng nó lại mang đến kết quả chắc chắn và lâu dài.

Tuy nhiên cho dù bạn đã thực hiện bao nhiêu cải tiến, thì vẫn luôn có cách để làm điều đó tốt hơn. Vì nếu bạn ngừng nâng cấp thì chắc chắn bạn sẽ tụt lại và lạc hậu.

Hãy tưởng tượng cuộc sống sẽ như thế nào trong 50, 100 và 500 năm nữa – đầy những sự thay đổi và cách mạng – hay nói cách khác là những cải tiến.
Và có một yếu tố quan trọng khác là môi trường liên tục thay đổi để tốt hơn với các công nghệ mới, quy trình mới, v.v.

4. Kaizen được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp?

Kaizen không còn gói gọn ứng dụng trong ngành sản xuất mà ngày nay hầu hết mọi ngành nghề, lĩnh vực đều có thể áp dụng được thuyết Kaizen.

Các doanh nghiệp có thể cải tiến hiệu quả làm việc thông qua quá trình thực hiện Kaizen mỗi ngày hoặc những lần cải tiến lớn.

Thực hiện Kaizen hằng ngày (Daily Kaizen)

Thực hiện Kaizen hằng ngày là bạn đang tuân thủ theo quy tắc cải tiến liên tục trong Kaizen. Tất cả những người tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ dù ở cấp bậc nào cũng luôn được khuyến khích cải tiến liên tục các quy trình đang thực hiện hằng ngày. Một thay đổi nhỏ mỗi ngày có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc hoặc cải thiện quá trình hoạt động.

• Sort – Sàng lọc: loại bỏ mọi đồ vật không cần thiết hoặc không được sắp xếp ngay ngắn trong nơi làm việc, giúp cho không gian làm việc của nhân viên được gọn gàng. Hoặc sàng lọc các công việc nên thực hiện để đạt hiệu quả, loại bỏ những công việc không mang lại giá trị hoặc mục đích.
• Set in order – Sắp xếp: Đối với công việc, doanh nghiệp cần sắp xếp tất cả các công việc theo thứ tự ưu tiên như mô hình Agile. Đối với vật dụng thì được sắp xếp lại theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
• Shine – Sạch sẽ: Không gian làm việc phải luôn được sạch sẽ, thường xuyên lau dọn khu vực làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn thân cảm thấy hứng thú hơn khi làm việc, mà còn giúp bảo vệ các vật dụng, máy móc luôn mới mẻ, hạn chế hư hỏng.
• Standardize – Săn sóc:Luôn luôn duy trì việc thực hiện 3S ở trên nhằm mục đích tạo ra thói quen tốt. Khi thực hiện tốt S4 các hoạt động sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Sustain – Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Triển khai các hoạt động cải tiến lớn

Hầu hết các nhà sản xuất vừa và nhỏ sử dụng Kaizen đều sử dụng Daily Kaizen để cải tiến liên tục mỗi ngày. Tuy nhiên, Kaizen cũng có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề sản xuất hoặc quy trình làm việc còn tồn đọng lâu dài.

Cụ thể, với các vấn đề lớn doanh nghiệp nên tổ chức cuộc họp giữa các nhà quản lý và công nhân để tìm ra vấn đề và các giải pháp khắc phục ngay. Hoạt động này được thường thực hiện theo quy trình:

• Những người tham gia xác định và định lượng một vấn đề trong doanh nghiệp.
• Suy nghĩ và đưa ra những ý tưởng để cải tiến.
• Thực hiện các cải tiến và sau đó đo lường quy trình làm việc hoặc chất lượng mới.
• Báo cáo kết quả cuối cùng, sau đó xác định bất kỳ thay đổi bổ sung nào mang lại hiệu quả có thể được thực hiện ngay lập tức thì ưu tiên thực hiện.

Trong khi các cải tiến Kaizen hàng ngày có thể dẫn đến những cải tiến dài hạn về chất lượng và hiệu quả cho các doanh nghiệp, thì các hoạt động cải tiến Kaizen lớn cũng có thể giúp doanh nghiệp bổ sung các ý tưởng cải tiến, sáng tạo bị bỏ sót trong quá trình triển khai Kaizen hằng ngày.