Trong thời đại bùng nổ Cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp dần coi trọng việc quản lý nhà kho – trái tim của hoạt động sản xuất hiện đại. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về việc tối ưu hóa hệ thống quản lý kho hàng trong nhà máy để nâng cao năng suất nhưng giảm thiểu chi phí — nhiều doanh nghiệp đang dần áp dụng hệ thống quản lý kho hàng.
Vậy phần mềm quản lý nhà kho là gì và vì sao nó giúp hoạt động quản lý kho hàng trở nên hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giải đáp những thắc mắc về hệ thống quản lý nhà kho thế hệ mới này.
Hệ thống quản lý nhà kho là một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác.
Các công ty sản xuất đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý kho như là một phần của việc áp dụng mô hình nhà máy thông minh Smart Factory, với mục tiêu đạt được độ chính xác và hiệu quả cần thiết với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng và đúng thời hạn mà không gia tăng chi phí.
Phần mềm thường được tích hợp với các phần mềm kinh doanh khác như ERP, CRM và hệ thống quản lý vận tải (TMS), cũng như trực tiếp với các thiết bị khác trong kho, bao gồm cả máy móc tự động hóa và robot. Những tích hợp này có thể giúp WMS theo dõi hàng tồn kho và tiến độ thực hiện đơn hàng trong thời gian thực và tối ưu hóa hơn nữa quy trình kho hàng.
Quản lý hoạt động xuất – nhập kho thời gian thực trong nhà máy sản xuất
- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Các đơn hàng sẽ được tự động tiếp nhận, sau đó hệ thống hỗ trợ bạn lập kế hoạch, giám sát và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Chuẩn bị nguyên vật liệu: Liệt kê các nguyên vật liệu dùng để sản xuất, sau đó sẽ giám sát hoạt động đặt hàng và tiếp nhận vật liệu.
- Theo dõi hàng tồn kho: Thu thập thông tin theo thời gian thực, chẳng hạn như hàng hóa thuộc lô nào, ngày hết hạn, trọng lượng, thông số, số sê-ri,v.v …để có cái nhìn toàn diện về tình trạng hiện tại của kho và nhu cầu bổ sung hàng trong kho.
- Sản xuất / lắp ráp: Sau khi có đầy đủ thông tin dữ liệu về nguyên vật liệu cũng như số lượng hàng tồn kho sẽ bắt đầu vận hành và giám sát việc sản xuất hoặc lắp ráp sản phẩm.
- Chuyển kho: Cho phép thực hiện chuyển kho theo lệnh chuyển kho một bước (chuyển kho nội bộ) và chuyển kho hai bước (chuyển kho ngoài nhà máy, yêu cầu thông tin giấy tờ và thủ tục riêng).
- Xử lý và đóng gói: Lựa chọn và đóng gói hàng hóa , bao gồm chọn theo khu vực, chọn sóng (Wave picking) và chọn hàng loạt (Batch picking). Nhân viên kho cũng có thể sử dụng các chức năng phân vùng theo lô và thiết kế nhiệm vụ để tùy chỉnh công việc lựa chọn và đóng gói một cách hiệu quả nhất.
- Vận chuyển: Cho phép gửi vận đơn trước chuyến hàng, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn cho lô hàng và gửi thông báo về lô hàng trước cho người nhận.
Quản lý các công đoạn sản xuất trong kho hàng nhà máy
Giám sát hoạt động sản xuất
Hệ thống thu thập thông tin dữ liệu từ các đơn hàng cũng như quy trình và kế hoạch sản xuất, phiếu sản xuất cũng như yêu cầu của nhà quản lý. Hệ thống cũng liên tục cập nhật sản lượng đầu vào, số lượng sản phẩm bán được sản xuất qua từng công đoạn. Với những thông tin này, có thể giám sát quy trình sản xuất, đảm bảo nhà máy vận hành đúng tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời hạn.
Gắn nhãn hàng hóa
Hệ thống quản lý thông minh này có thể tạo mã vạch Barcode hoặc QR Code cho tất cả các container và hàng hóa được lưu trữ. Việc đọc các mã này giúp doanh nghiệp bạn có thể xác định chính xác tất cả các quy trình và hoạt động được thực hiện trong kho. Điều này giúp bạn tránh được những nhầm lẫn và sai sót có thể xảy ra khi xử lý hàng hóa.
Mã vạch cũng có thể được sử dụng để dán nhãn cho tất cả các mặt hàng riêng lẻ được tiếp nhận, để các quá trình giao hàng có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn sau này.
Quản lý lao động
Thông qua phần mềm, quản lý kho có thể giám sát hiệu quả công việc của công nhân bằng cách sử dụng các chỉ số như Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cho biết công nhân đã làm việc trên hay dưới tiêu chuẩn, qua đó thông báo, nhắc nhở để cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả.
Báo cáo & Phân tích
Phần mềm quản lý kho cung cấp vô số thông tin kinh doanh hữu ích có thể được thu thập thành các báo cáo và phân tích qua đó đề xuất các cải tiến trong tương lai. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó để dự báo, lập kế hoạch cụ thể, cân nhắc các lựa chọn thay thế và đưa ra quyết định liên quan đến toàn bộ quy trình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Lợi ích khi áp dụng hệ thống quản lý kho hàng
Điều quan trọng khi doanh nghiệp bạn đầu tư vào là nó phải phù hợp với mô hình kinh doanh, văn hóa cũng như phù hợp với các khả năng và yêu cầu hoạt động sản xuất của bạn.
Hệ thống sẽ cho phép các nhà quản lý kho thực hiện các chức năng quản lý một cách hiệu quả, với năng suất cao hơn và giảm thiểu sự can thiệp của nhân viên. Sau đây là những lợi ích chính khi áp dụng giải pháp quản lý kho Công nghệ 4.0 này:
Các quy trình được tối ưu hóa
Giải pháp quản lý nhà kho thông minh giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa các quy trình của mình trong kho hàng một cách liền mạch. Điều này không chỉ tìm ra các quy trình phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp mà còn đáp ứng các quy trình phù hợp với các loại nguyên vật liệu mà bạn quản lý.
Ngoài ra, tự động hóa quy trình giúp bạn giảm bớt gánh nặng cho các lô hàng gửi đi, cho phép các nhà quản lý giải quyết các vấn đề trong quản lý nhà kho, kiểm soát chuỗi cung ứng cũng như giải quyết các khó khăn nội bộ có thể xảy ra.
Chuỗi cung ứng được tối ưu hóa
Ngoài việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ của kho, có thể mở rộng sang chuỗi cung ứng rộng lớn hơn. Trong nhà kho, hệ thống sẽ hợp lý hóa toàn bộ quy trình kho hàng từ biên nhận trong nước đến giao hàng đi, cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.
Nhân viên kho kiểm soát các lô hàng nhanh chóng và chính xác bằng cách cắt giảm hoặc loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những khoản tiết kiệm về thời gian và chi phí này cùng với các quy trình và thông tin được cải tiến sau đó có thể được chuyển cho các đối tác bên trong và bên ngoài để họ cải thiện hoạt động của chính mình.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh cũng sẽ cung cấp khả năng hiển thị mức độ hàng tồn kho theo thời gian thực một cách chính xác. Điều này cho phép doanh nghiệp bạn ước tính nguồn cung cấp một cách an toàn hơn và tránh tình trạng tồn đọng, hoặc gây khó khăn cho chuỗi cung ứng.
Mặt khác, với thông tin chính xác về hiệu quả hoạt động của một số sản phẩm nhất định hiển thị trên phần mềm, các nhà hoạch định có thể đưa ra quyết định đáng tin cậy cho công ty về việc điều chỉnh sản phẩm nào để tăng doanh thu hoặc giảm thiểu tổn thất.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng đã là mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp đang cố gắng mang đến trải nghiệm liền mạch nhưng vẫn cá nhân hóa cho từng khách hàng bằng cách tối ưu hóa quy trình của sản xuất.
Phần mềm đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với khách hàng hiện tại đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng mới và dần lôi kéo họ thành khách hàng trung thành.
Bảo mật hệ thống
Hệ thống sẽ yêu cầu nhân viên nhập các giao dịch bằng tài khoản duy nhất của công ty cung cấp. Điều này giúp dễ dàng truy vết hoặc kiểm tra ràng buộc các giao dịch của bất kỳ nhân viên nào. Các thông tin này có thể được truy cứu rõ ràng, qua đó giúp doanh nghiệp bạn giảm nạn ăn cắp vặt và các hình thức tư lợi cá nhân khác.
Cho phép chuyển đổi kỹ thuật số
Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh này để hiện đại hóa các hoạt động sản xuất một cách toàn diện, tuy nhiên nên triển khai các công nghệ 4.0 theo từng giai đoạn. Ví dụ: Nếu nhận thấy quá trình làm việc của phần mềm mang lại hiệu quả nhất định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích hợp nó với các công nghệ khác, chẳng hạn như hệ thống ERP hoặc hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu MRP, hệ thống điều hành sản xuất MES, để nó có thể chia sẻ dữ liệu, cho phép công ty tùy chỉnh hoạt động kho hàng của mình tốt hơn, qua đó nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất.
