Tổ chức bộ máy kế toán là một quá trình không ngừng thay đổi và cần theo dõi liên tục để đảm bảo phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán hiệu quả sẽ quyết định đến sự thành công tài chính của tổ chức đó. Vậy làm thế nào để thiết lập mô hình tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả? Pháp luật quy định như thế nào về tổ chức bộ máy kế toán? Tất cả sẽ được Vietnampedia giải đáp qua bài viết dưới đây. Hãy theo dõi ngay nhé!
1. Tổ chức bộ máy kế toán là gì?
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán là gì?
Bộ máy kế toán (hay còn gọi là hệ thống kế toán) là một thuật ngữ sử dụng để chỉ tập hợp những người làm công tác kế toán, các phương tiện, trang thiết bị, quy trình và nguồn lực liên quan đến hoạt động kế toán trong một tổ chức. Nó bao gồm các phương pháp, quy trình để thu thập, xử lý, kiểm soát, ghi chép và báo cáo các thông tin tài chính và kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là quá trình sắp xếp, phân bổ nguồn nhân lực nhằm xây dựng một hệ thống kế toán sao cho phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Công việc này yêu cầu Nhà lãnh đạo xác định rõ ràng cấu trúc và vai trò của các phòng ban, chức danh và trách nhiệm của từng thành viên trong bộ máy kế toán.
Cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán thường được xây dựng dựa trên doanh thu, quy mô nhân sự, loại hình doanh nghiệp, mức độ phức tạp của công việc và các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, một hệ thống kế toán đầy đủ sẽ bao gồm các phòng ban sau:
- Kế toán trưởng
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán công nợ
- Kế toán nội bộ
- Kế toán thuế
- Kế toán bán hàng
Bằng cách đảm bảo rằng các hoạt động kế toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tạo ra sự minh bạch, tin cậy và bền vững trong lĩnh vực tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và thành công dài hạn.
2. Quy định về tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp và tổ chức được quy định bởi Quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực kế toán. Dưới đây là một số quy định phổ biến liên quan đến tổ chức bộ máy kế toán:
2.1 Tổ chức bộ máy kế toán được pháp luật quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điều 49 Luật Kế toán 2015 quy định về tổ chức bộ máy kế toán:
- Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán.
- Việc tổ chức bộ máy, bố trí người làm kế toán, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Nắm vững 5 nguyên tắc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp
Ngoài ra, căn cứ theo Điều 18 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định rõ ràng về việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Dưới đây là nội dung tóm tắt của Điều luật này:
- Bộ máy kế toán cần bố trí đủ số lượng người làm kế toán phù hợp với quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý và chức năng nhiệm vụ của đơn vị. Có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm công việc khác không bị cấm.
- Tổ chức bộ máy kế toán do cơ quan có thẩm quyền hoặc người đại diện theo pháp luật quyết định.
- Cơ quan thu, chi ngân sách nhà nước tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ.
- Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước tổ chức bộ máy kế toán theo đơn vị dự toán ngân sách. Đơn vị cấp tỉnh và huyện có thể chia sẻ chung một bộ máy kế toán nếu đúng quy định.
- Người làm kế toán cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, bao gồm các bằng cấp và chứng chỉ phù hợp.
- Đối với kế toán trưởng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, người đã có kinh nghiệm làm kế toán trưởng từ 10 năm trở lên và đáp ứng các điều kiện khác có thể được bổ nhiệm mà không yêu cầu bằng tốt nghiệp chuyên ngành.
- Người không có bằng tốt nghiệp chuyên ngành nhưng đã được bổ nhiệm làm kế toán viên trước ngày 01/01/2014 có thể tiếp tục làm kế toán nhưng không được bổ nhiệm làm kế toán trưởng cho đến khi đáp ứng đủ tiêu chuẩn, điều kiện của kế toán trưởng.
2.2 Những người nào không được làm kế toán theo quy định pháp luật?
Tại Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những đối tượng không được đảm nhận chức vụ kế toán như sau:
- Các đối tượng quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 52 Luật kế toán.
- Người có quan hệ gia đình hoặc quan hệ thân thuộc trực tiếp với các chức vụ quản lý tài chính – kế toán trong cùng một đơn vị (trừ một số trường hợp do Chính phủ quy định).
- Người đang giữ chức vụ quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán (trừ một số trường hợp do Chính phủ quy định).
2.3 Kế toán trưởng, phụ trách kế toán được quy định như thế nào?
Nội dung chính của một mẫu bổ nhiệm kế toán trưởng
Căn cứ theo Điều 20 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP xác định các quy định liên quan đến việc bổ nhiệm và nhiệm vụ của kế toán trưởng và người phụ trách kế toán trong tổ chức, bao gồm các nội dung chính sau:
- Đơn vị kế toán cần bổ nhiệm kế toán trưởng trừ một số trường hợp. Nếu không thể bổ nhiệm ngay, đơn vị phải bố trí người phụ trách kế toán tối đa 12 tháng.
- Trong các doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc trong một số trường hợp kế toán nhà nước không bắt buộc phải có kế toán trưởng, chỉ cần phụ trách kế toán là đủ.
- Thời hạn bổ nhiệm kế toán trưởng, phụ trách kế toán là 5 năm, sau đó cần thực hiện quy trình bổ nhiệm lại.
- Khi thay đổi kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán, cần bàn giao công việc và thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Bộ Nội vụ sẽ hướng dẫn về các vấn đề liên quan đến kế toán trưởng và phụ trách kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
3. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng và duy trì hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng đảm bảo sự ổn định và liên tục cho hệ thống kế toán và tài chính, đồng thời giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả.
Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí và hỗ trợ quản trị: Nhờ việc theo dõi và phân tích các khoản thu chi để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực sẽ giúp Nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả.
Ví dụ: Bộ phận kế toán phân tích hóa đơn mua sắm của doanh nghiệp và đề xuất cắt giảm các khoản chi phí về trang thiết bị, hoạt động nghiên cứu, đi lại không cần thiết… để tối thiểu đầu vào trong kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh: Cung cấp thông tin và báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh, xác định các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.
Ví dụ: Kế toán phân tích báo cáo lợi nhuận và lỗ lãi từ đó doanh nghiệp đánh giá doanh thu, lợi nhuận trên từng sản phẩm và đưa ra quyết định về việc tăng cường hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ và phòng ngừa rủi ro: Hỗ trợ doanh nghiệp xác định và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ từ việc xác định quy trình, quy định và chính sách cho đến việc theo dõi, đánh giá hoạt động kế toán. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro gian lận, lỗi sai kế toán và các hành vi không đúng quy định.
Ví dụ: Người quản lý đề xuất việc phân chia nhiệm vụ kế toán, giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu tài chính và thực hiện kiểm tra định kỳ để ngăn chặn gian lận hoặc sai sót kế toán.
Đảm bảo sự ổn định và liên tục: Tổ chức bộ máy kế toán giúp đảm bảo các quy trình kế toán được thực hiện đúng thời hạn, các báo cáo tài chính được chuẩn bị và cung cấp kịp thời. Từ đó giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và yêu cầu của các bên liên quan.
Ví dụ: Tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo rằng báo cáo thuế được nộp đúng thời gian quy định từ đó giúp doanh nghiệp tuân thủ luật pháp và tránh phạt vi phạm.
4. 5 mô hình tổ chức bộ máy kế toán thông dụng
4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Trong mô hình bộ máy kế toán tập trung này, các hoạt động kế toán và tài chính được tập trung và thực hiện tại một trung tâm kế toán chính và không có cơ quan kế toán ở các đơn vị con. Mọi thông tin tài chính và kế toán của các đơn vị con sẽ được gửi về trung tâm để xử lý và lập báo cáo. Trung tâm kế toán chịu trách nhiệm cho việc chuẩn hóa các quy trình, chính sách kế toán và đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của hoạt động kế toán.
Ví dụ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Ưu điểm Nhược điểm
- Quản lý dễ dàng, tập trung và điều hành bởi một bộ phận duy nhất.
- Không cần triển khai nhiều đội ngũ kế toán, tiết kiệm chi phí nhân sự và cơ sở vật chất.
- Đồng nhất quy trình và thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Rủi ro tập trung khi gặp sự cố hoặc sai sót, toàn bộ hệ thống kế toán có thể bị ảnh hưởng.
- Do quy mô lớn, khó kiểm soát từng chi tiết và có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kế toán.
Mô hình tổ chức kế toán tập trung phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp có hoạt động kế toán cần sự đồng bộ và quản lý tập trung cao. Ngoài ra, ngay cả đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh, các công ty con hay các đơn vị thành viên trực thuộc cũng có thể áp dụng mô hình này. Nó giúp tăng tính nhất quán và kiểm soát toàn diện về kế toán, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và tài nguyên.
4.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình bộ máy kế toán phân tán thường phân phối các hoạt động kế toán và tài chính đến từng đơn vị con, chi nhánh hoặc văn phòng. Mô hình này được phân cấp thành kế toán trung tâm và các đơn vị kế toán trực thuộc. Trong đó mỗi đơn vị có bộ phận kế toán riêng và chịu trách nhiệm quản lý tài chính và kế toán. Đồng thời các đơn vị con có khả năng tự chủ và tự quản lý hoạt động kế toán của mình.
Ví dụ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Ưu điểm Nhược điểm
- Phù hợp với doanh nghiệp lớn, có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh phân tán giúp mỗi đơn vị có thể quản lý và thực hiện kế toán riêng.
- Mỗi đơn vị có thể tuân thủ quy định và thực hiện kế toán theo yêu cầu của từng khu vực địa phương.
- Khó khăn trong việc đồng bộ thông tin kế toán giữa các đơn vị dẫn đến sự không nhất quán trong quy trình kế toán.
- Mỗi đơn vị phải có bộ máy kế toán riêng, gây tăng chi phí nhân sự và hạ tầng.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán thường được áp dụng trong:
- Các hoạt động kế toán cần sự cận kề và linh hoạt tại từng đơn vị kinh doanh riêng biệt.
- Các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, nhiều chi nhánh và phân tán.
- Doanh nghiệp có cơ cấu kinh doanh phức tạp bao gồm nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.
- Là tổ chức có nhiều đơn vị cơ sở cấu thành cùng phụ thuộc vào một pháp nhân kinh tế.
4.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp
Mô hình bộ máy kế toán hỗn hợp hay còn được gọi là mô hình kết hợp tập trung và phân tán. Đặc điểm của loại hình này là có một trung tâm kế toán chính nhưng cũng có các đơn vị con hoặc bộ phận kế toán tại từng địa điểm khác nhau. Trung tâm kế toán chịu trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các đơn vị con, trong khi các đơn vị con có sự tự chủ trong việc thực hiện các hoạt động kế toán cụ thể của mình.
Ví dụ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán kết hợp tập trung và phân tán
Ưu điểm Nhược điểm
- Kết hợp sự tập trung và quản lý hiệu quả từ mô hình tập trung với khả năng đáp ứng địa phương hóa từ mô hình phân tán.
- Tối ưu hóa hiệu suất, phân công nhiệm vụ kế toán theo chuyên môn và địa phương để đạt hiệu suất cao nhất.
- Phức tạp trong quản lý cả bộ phận kế toán tập trung và các đơn vị kế toán phân tán, đòi hỏi kỹ năng quản lý cao và đồng bộ hóa thông tin kế toán.
- Mô hình này có thể đòi hỏi chi phí nhân sự và hạ tầng lớn để duy trì hoạt động của cả hai mô hình.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp thường được áp dụng trong nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau như:
- Các hoạt động kế toán cần sự cân đối giữa tập trung và linh hoạt tại từng đơn vị doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô toàn cầu với nhiều chi nhánh, công ty con và hoạt động kinh doanh phức tạp.
- Các doanh nghiệp đa quốc gia hoặc có quy mô quốc tế, có nhiều hoạt động tài chính và kế toán cần được quản lý và kiểm soát một cách toàn diện và nhất quán.
- Doanh nghiệp có quy mô trung bình hoặc lớn với nhiều chi nhánh, văn phòng hoặc đơn vị con.
- Cần một tổ chức kế toán vừa đảm bảo tính nhất quán, tập trung toàn diện vừa có sự linh hoạt và phản ứng nhanh chóng đối với các vấn đề kế toán cụ thể của từng đơn vị.
4.4 Mô hình tổ chức kế toán theo chức năng
Trong mô hình tổ chức kế toán theo chức năng, bộ máy kế toán được tổ chức dựa trên mô tả công việc và chức năng cụ thể. Chẳng hạn như kế toán quản lý, kế toán tài chính, kế toán chi phí… mỗi bộ phận chịu trách nhiệm cho một lĩnh vực cụ thể của kế toán.
Ví dụ: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo chức năng
Ưu điểm Nhược điểm Mỗi bộ phận kế toán chịu trách nhiệm cho một chức năng cụ thể như tài sản cố định, nguồn vốn, thuế… giúp tập trung chuyên môn và nâng cao chất lượng công việc. Thiếu sự toàn diện bởi tập trung quá nhiều vào chức năng riêng biệt gây mất liên kết giữa các phần trong quá trình kế toán.
Mô hình này phù hợp với: Các doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp, nơi có nhiều khía cạnh kế toán đòi hỏi chuyên môn sâu. Cụ thể như các doanh nghiệp trong ngành ngân hàng, bảo hiểm, y tế… Mô hình kế toán theo chức năng giúp tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng công việc kế toán trong từng lĩnh vực cụ thể.
4.5 Mô hình tổ chức kế toán theo ngành nghề
Mô hình tổ chức kế toán theo ngành nghề tập trung vào yêu cầu kế toán và các quy định riêng của từng công việc. Một số ngành nghề như: sản xuất, bất động sản, tài chính ngân hàng, công nghệ thông tin… trong đó các bộ phận kế toán đặc biệt chuyên về ngành nghề cụ thể và áp dụng các quy trình kế toán phù hợp. Dưới đây là ưu nhược điểm của mô hình này:
Ưu điểm Nhược điểm Bộ máy kế toán được tạo ra dựa trên hiểu biết về ngành nghề cụ thể, giúp nắm bắt được những yêu cầu và quy định đặc thù trong lĩnh vực đó. Khi tập trung quá mức vào ngành nghề cụ thể, mô hình này có thể hạn chế khả năng đa dạng hóa và mở rộng hoạt động kế toán sang các ngành khác.
Mô hình theo ngành nghề thích hợp cho các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề đặc thù có quy định kế toán riêng. Chẳng hạn như ngành xây dựng, ngành công nghệ thông tin… Mô hình này giúp đáp ứng các yêu cầu kế toán đặc thù và tuân thủ quy định ngành nghề.
5. Căn cứ nào để xây dựng bộ máy kế toán phù hợp cho doanh nghiệp?
Khối lượng công tác kế toán: Bao gồm các nghiệp vụ kế toán cần thực hiện trong quy trình thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát và báo cáo thông tin. Dựa trên khối lượng công tác kế toán, doanh nghiệp có thể xác định số lượng và loại hình nhân lực kế toán cần thiết, phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng vị trí trong bộ máy kế toán.
Căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp: Kích thước và quy mô của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cấu trúc và tổ chức của bộ máy kế toán. Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết và các vị trí quản lý tương ứng.
Ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp: Từng ngành nghề có yêu cầu kế toán và quy định riêng. Do đó, cần xem xét các quy định ngành nghề và yêu cầu kế toán đặc thù để xây dựng bộ máy kế toán phù hợp.
Chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp: Bộ máy kế toán phải được thiết kế để hỗ trợ đạt được mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Nó phải có khả năng cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, công ty con hoặc hoạt động quốc tế, cần xem xét mô hình tổ chức kế toán tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp để đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát hoạt động kế toán.
6. Quản lý bộ máy kế toán hiệu quả nhờ phần mềm hỗ trợ
Nhìn chung, để xây dựng một mô hình kế toán chuyên biệt và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi ro tiềm ẩn. Nếu doanh nghiệp thiết lập không phù hợp, có thể khiến bộ máy kế toán hoạt động thiếu hiệu quả, gây khó khăn cho việc báo cáo tài chính từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Vietnampedia cung cấp – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Để giải quyết vấn đề này, các nhà hoạch định nhân sự cần có kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực rõ ràng và nên sử dụng đến phần mềm hỗ trợ. Trong đó, phần mềm Quản trị Nhân sự một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực và quản lý bộ máy kế toán hiệu quả.
Tự hào là một trong những phần mềm Quản lý nhân sự được hơn 5.000 doanh nghiệp tin dùng, phần mềm Vietnampedia hỗ trợ doanh nghiệp: tạo lập quy trình tuyển dụng, số hóa hồ sơ nhân sự, lưu trữ thông tin tập trung, đánh giá năng lực trực quan, đánh giá KPI hiệu quả… trên một phần mềm duy nhất.
Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí
Hãy liên hệ ngay với Vietnampedia để được tư vấn và trải nghiệm tính năng Quản trị nhân sự hoàn toàn miễn phí. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
