Quản lý kho là gì? 15 cách quản lý kho hiệu quả nhất trong bán lẻ

Quản lý kho là một công việc rất vất vả cho người chủ shop và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao.

Quản lý kho hàng thế nào để hàng hóa bán ra - nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát? Dưới đây sẽ là những cách quản lý kho hiệu quả được Vietnampedia tổng hợp, sẽ giúp bạn quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Cách quản lý kho hiệu quả trong bán lẻ

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Trước khi muốn hiểu quản lý kho là gì thì chúng ta cần biết khái niệm thế nào là hàng tồn kho.

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó cần phải có các cách quản lý hàng tồn kho phù hợp.

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập - xuất - tồn kho, chuyển kho... Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hiện nay, các shop nhỏ có thể quản lý xuất nhập tồn kho bằng file Excel vì số lượng sản phẩm không nhiều. Nhưng khi mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn hay có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực, chi phí và tăng hiệu quả quản lý.

Quản lý kho tốt giúp giảm thiểu chi phí cho cửa hàng, doanh nghiệp

1.3. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với mục đích chính là đảm bảo số lượng sản phẩm để bán tại mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố quan trọng hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán.

Cùng với đó, quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát mọi sản phẩm từ bán chạy đến hàng dư khó bán để đưa ra phương án kịp thời, giải phóng không gian nhà kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.

Hầu hết mọi người đều rất sợ từ “tồn kho”. Bởi vì hàng hóa trong kho là rất nhiều nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm về quản lý kho hàng.

Không ít chủ shop kêu ca sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể nào khớp chính xác giữa số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán đi.” hay “Sao hàng này bán chậm thế mà tồn kho lại còn ít như thế này?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có khả năng xảy ra nếu shop không thường xuyên cân đối kho để tính toán nhập - xuất - tồn kho hàng.

Có cách quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.

2. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được.

Do đó, kiểm tra tồn kho là là nguyên tắc quản lý kho chặt chẽ không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi:

• Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu?
• Khi nào tiến hành đặt hàng?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên "quen tay" nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá.

Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2.2. Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,... thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên.

Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.

• Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
• Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết. Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.

2.3. Tăng doanh thu cho cửa hàng

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.

Quản lý kho tốt sẽ giúp tăng doanh thu của cửa hàng, doanh nghiệp

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.

• Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
• Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

Ví dụ: Nhân viên nhà hàng có thể gợi ý món cho khách, tung ra các combo hoặc khuyến mãi các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra bình thường. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu bán hàng, tình hình hàng tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung cấp ổn định (về giá cả, chất lượng và số lượng). Rõ ràng, việc chủ động quản lý kho sẽ làm giảm bớt áp lực cho đồng vốn lưu động.

3. Những công việc cần làm khi quản lý kho

3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

• Sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học.
• Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.

3.2 Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

• Sắp xếp toàn bộ hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

3.3 Thực hiện các thủ tục nhập - xuất

• Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa.
• Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất - nhập kho.
• Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

• Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đế chất lượng sản phẩm.

4. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho không chỉ đơn giản là nhập - xuất hàng hóa. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.

Dưới đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.

15 cách quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ

4.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Sẽ có rất nhiều rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc. Đừng cho họ một căn phòng nhỏ phía cuối cửa hàng, nơi mà bạn chẳng thể biết họ đang làm gì.

Thay vào đó hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc nhập - xuất, giao nhận hàng hóa, việc làm này sẽ giúp bạn giảm thiểu tới mức tối đa các rủi ro đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian cũng như tiền bạc.

4.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học theo giải pháp 5S là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.

Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi. Các quy tắc sắp xếp hàng hóa chuẩn trong kho là gì, mời bạn xem tại bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.

Chống thất thoát kho, không lo chết đói

Cách quản lý kho hiệu quả, chống thất thoát kho cho người kinh doanh thực chiến! Biết rõ hàng còn hay hết, theo dõi lịch sử xuất nhập kho.

4.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.

Không chỉ riêng sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mới cần áp dụng phương pháp này mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hay thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn nhưng chúng rất dễ bị lỗi mốt.

Cách quản lý hàng nhập kho hiệu quả

4.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa.

Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

• Lượng tồn thực tế trong kho
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.

4.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Bạn có chắc tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được lưu mã vạch? Nếu chưa thì hãy thực hiện ngay đi. Bởi khi quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm đấy.

Khi hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch "tít" mã trên sản phẩm là bạn có thể bổ sung biến động hàng dư – tồn một cách nhanh chóng lên phần mềm quản lý, tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá.

4.6. Kiểm soát quy trình xuất kho

Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết.

Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.

Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.

Chủ cửa hàng cần có kỹ năng quản lý kho chặt chẽ

4.7. Kiểm kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).

Việc kiểm tra do một nhóm nhân viên thực hiện, thường cần từ 2 - 3 người. Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.

Các hình thức kiểm kê kho:

• Kiểm kê thực tế

Khi quản lý kho, kiểm kê kho thực tế là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.

• Kiểm tra tại chỗ

Nếu bạn sợ khi kiểm kê thực tế cuối năm sẽ gặp phải nhiều vấn đề dồn dập hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn thì bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm.

• Kiểm theo chu kỳ

Nếu như kiểm kê thực tế được thực hiện mỗi năm thì phương pháp kiểm theo chu kỳ có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày.

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả.

Kiểm kho là công việc rất quan trọng khi quản lý tồn kho

4.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Một số sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích ABC và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

4.9. Mô hình Lean Manufacturing

Thực hiện mô hình quản trị Lean Manufacturing giúp quản lý nguồn hàng trong kho để đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường. Đồng thời, tồn kho cũng không quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.

Những lợi ích khi sử dụng mô hình Lean Manufacturing:

• Rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng hóa
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn
• Cải thiện thời gian của chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Linh hoạt trong xử lý các tính huống và giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như con người, máy móc, thiết bị…

4.10. Tính vòng quay tồn kho

Có 1 phương pháp giúp bạn có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng đó là tính vòng quay tồn kho Inventory turnover. Việc tính vòng quay tồn kho giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.

4.11. Sử dụng thẻ kho

Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho cập nhật thường xuyên số liệu. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Chắc chắn, kho hàng của bạn sau khi quản lý với hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất - nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê, sẽ đi vào quy trình ổn định, nhờ đó chỉ cần một khâu xảy ra sai lầm bạn cũng dễ dàng tìm ra để xử lý ngay lập tức.

Hơn cả thủ kho, chủ shop sẽ phải là người nắm rõ quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư

4.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng, kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay? Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất.

4.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát.

Lựa chọn một phần mềm trong TOP 5 phần mềm giúp quản lý kho với chi phí đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất có thể để giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.

Một giải pháp quản lý kho tốt cần gì?

• Khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tại mọi thời điểm, mọi giao dịch.
• Khả năng dự báo hàng sắp hết và gợi ý nhập hàng.
• Đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để đưa ra phương án nhập hàng phù hợp.
• Ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm bán chạy.
• Hạn chế và cảnh báo nguy cơ dư thừa các mặt hàng khó bán.
• Cho phép phân tích tồn kho dễ dàng trên nhiều thiết bị.
• Tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian cho nhân viên kho.
• Cung cấp tính năng kiểm hàng chỉ bằng cách quét mã vạch.
• Cho phép quản lý kho ở nhiều kho, địa điểm khác nhau.
• Khả năng đồng bộ ngay cả khi bán và trên nhiều kênh bán hàng.

Quản lý kho bằng phần mềm - Giải pháp hàng đầu cho chủ kinh doanh

Vietnampedia - Giải pháp quản lý kho tốt nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ

Vietnampedia được biết đến như một giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay. Hiểu rõ những vấn đề mà chủ kinh doanh đang gặp phải, Vietnampedia sở hữu những tính năng hỗ trợ người dùng quản lý kho chi tiết nhất.

• Giúp cửa hàng giảm thất thoát hàng hóa

Vietnampedia với tính năng đặc biệt giúp hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi sự thay đổi về hàng hóa từng ngày, từng giao dịch ngay tại cửa hàng và Facebook. Điều này sẽ giúp người bán biết rõ các nguyên nhân, từ đó hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa.

• Giải quyết vấn đề thiếu hàng hay tồn kho quá lâu

Việc cập nhật tồn kho qua từng giao dịch tại Vietnampedia giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi mặt hàng nào tồn quá lâu không thể bán và mặt hàng nào sắp hết để kên kế hoạch nhập hàng và xả hàng kịp thời.

• Nắm rõ vị trí hàng hóa chính xác tại kho

Khả năng quản lý hàng hóa chi tiết theo từng mẫu mã, màu sắc giúp chủ kinh doanh dễ dàng biết rõ vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho theo hàng, kệ, tiết kiệm tối đa thời gian kiểm kho hay tìm kiếm hàng hóa.

• Quản lý nhập hàng

Không chỉ đơn giản là việc theo dõi chính xác số lượng tồn kho, chủ kinh doanh hoàn toàn có thể quản lý công nợ nhà cung cấp cũng như lập phiếu nhập hàng ngay trên hệ thống quản trị.

• Chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh

Tại Vietnampedia, chủ kinh doanh hoàn toàn có thể đáp ứng các nhu cầu "vay hàng" khi hết giữa các chi nhánh bán hàng với nhau chỉ với thao tác Tạo phiếu chuyển hàng và tự động cập nhật tồn kho khi chuyển hàng ngay trên hệ thống.

• Theo dõi báo cáo kho

Cập nhật báo cáo kho chi tiết về hàng hóa dưới và vượt định mức tồn kho giúp chủ kinh doanh kịp thời đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Khả năng theo dõi báo cáo dễ dàng chỉ với một thiết bị thông minh.

Hiệu quả sử dụng phần mềm là không thể bàn cãi, có thể thay thế sức lao động của 1 - 2 nhân viên mỗi tháng. Thay vì trả tiền cho nhân viên 5 triệu mỗi tháng, giờ đây chỉ từ 160,000đ/tháng bạn đã có thể quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và cả tiền bạc.

Ưu đãi này dành riêng cho bạn, dùng thử miễn phí 7 ngày để trải nghiệm tính năng quản lý kho và toàn bộ các tính năng khác có trên Vietnampedia. Ngại gì mà không dùng ngay!

4.14. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Một trong các cách quản lý kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn.

Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.

Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.

4.15. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Bạn cần lường trước được tất cả các trường hợp có thể xảy ra để có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn, giúp hạn chế tối đa thiệt hại đối với doanh nghiệp.

Một số vấn đề thường gặp đó là:

• Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt khiến bạn không có đủ hàng hóa để cung ứng cho khách
• Thiếu hụt dòng tiền dẫn đến không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng
• Kho hàng không đủ chỗ chứa
• Nhầm lẫn trong việc tính toán dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng
• Một số sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng làm tốn diện tích lưu trữ
• Nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có những đơn đặt hàng mặt hàng đó
• Nhà sản xuất ngừng cung ứng mà không thông báo

Để giải quyết, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu trả lời, ví dụ: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp phải vấn đề? Cần thực hiện những bước nào để tháo gỡ? Vấn đề sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Trả lời được các câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

Thông qua bài viết này, bạn đã biết được 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Chỉ khi quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.