1. Agile Marketing là gì?
Agile Marketing là một phương pháp mà các nhóm tiếp thị sẽ xác định và tập trung nỗ lực chung của họ vào các hoạt động hoặc dự án có giá trị cao để hoàn thành nó, sau đó đo lường liên tục và từng bước cải thiện kết quả tốt hơn.
Marketing thường có sự nhất quán trong việc tạo ra các kết quả lớn hơn, tốt hơn và đáng chú ý hơn tại một thời điểm nào đó. Việc lập chiến lược theo tháng, theo quý, hoặc thậm chí là theo năm cuối cùng sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng mù mịt và đặt câu hỏi rằng mình đã làm sai ở đâu. Trong môi trường mà sự thay đổi, cải tiến diễn ra hàng tuần, hàng ngày, thậm chí là hàng giờ buộc chúng ta phải thay đổi cách vận hành và tổ chức để đảm bảo tối ưu kết quả luôn luôn tốt hơn.
Triết lý Agile giúp cho các doanh nghiệp đưa ra quyết định và thay đổi nhanh chóng theo hướng mà mục tiêu tiếp thị của họ đang hướng tới. Agile hướng đến việc cải tiến liên tục hơn là bị đóng khung nghiêm ngặt trong các chiến dịch kéo dài và tốn nhiều thời gian.
Triển khai hoạt động Marketing và quản lý theo mô hình Agile giúp tăng tính minh bạch, hiệu quả và khả năng thích ứng vì:
- Giúp xác định nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất của doanh nghiệp và đảm bảo rằng nhiệm vụ ấy được ưu tiên tập trung, không được xen ngang bởi bất kỳ hoạt động nào.
- Phát triển một quy trình xử lý các công việc hiệu quả và xác định được nhiệm vụ của từng thành viên.
- Đo lường, thử nghiệm và điều chỉnh phương pháp tiếp cận để đạt được mục tiêu của mình.
- Học hỏi từ những sai lầm, liên tục sửa đổi và cải tiến để đạt được kết quả lớn hơn.
Vì vậy nếu không áp dụng mô hình Agile vào quản trị Marketing, doanh nghiệp dễ gặp phải các vấn đề như:
- Bị phân tán với rất nhiều ý tưởng thu hút sự chú ý của họ sang các hướng khác nhau. Điều này gây ảnh hưởng đến hoạt động Marketing, cơ hội tăng trưởng và phát triển của công ty.
- Không biết ý tưởng nào trong số đó đang thực sự hiệu quả, do không đánh giá được mức độ thành công của các ý tưởng.
- Dành quá nhiều thời gian để làm những công việc không cần thiết: thực hiện tất cả các sáng kiến là điều quan trọng để hoàn thành kế hoạch và đạt được mục tiêu, nhưng hiểu sai mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ có thể dẫn đến thất bại cả trong việc tiếp thị khách hàng cũng như mối quan hệ trong một đội nhóm.
- Không có sự điều chỉnh nếu kết quả ở từng giai đoạn không như mong đợi.
Từ đó chúng ta có thể thấy Agile Marketing giúp cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, thích ứng và phân phối sản phẩm. Trong khi đó Scrum cung cấp một mô hình đơn giản để nhận ra tiềm năng của Agile Marketing trong doanh nghiệp và là xương sống của các chiến dịch Digital Marketing.
2. Scrum là gì?
Ban đầu Scrum chính thức được sử dụng cho các dự án phát triển phần mềm phức tạp, sau này nó được ứng dụng hiệu quả trong Digital Marketing. Scrum là một mô hình tăng cường tính minh bạch và khả năng thích ứng trong công việc.
Scrum là một framework (khung làm việc) giúp quản lý và vận hành quy trình làm việc một cách hiệu quả, sáng tạo và đạt giá trị tốt nhất.
Trong Scrum, Sprint là yếu tố cốt lõi để thực thi các chiến dịch.
Sprint là thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ và dự án. Thông thường, một Sprint kéo dài từ 1-2 tuần. Một số ý tưởng lớn sẽ không phù hợp với một Sprint duy nhất, vì vậy các ý tưởng đó được chia nhỏ để giải quyết và thực hiện theo từng Sprint.
Đầu tiên chúng ta sẽ có một danh sách việc cần làm được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để nhóm tiếp thị có thể triển khai (Product Backlog). Để mang lại kết quả cao nhất, các công việc cần được cập nhật thông tin cần thiết liên tục để nhóm tiếp thị Agile có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức mà không cần hỏi bất kỳ thông tin nào.
Khi bắt đầu mỗi Sprint, nhóm tiếp thị rút công việc cần làm để tạo thành các Sprint nhỏ hơn. Đây là khối lượng công việc mà họ tin rằng họ có thể hoàn thành trong Sprint tiếp theo.
2.1. Vai trò của các thành viên Agile Marketing trong mô hình Scrum
Các vai trò trong một nhóm Scrum truyền thống bao gồm Scrum Master, Product Owner (PO) và những người thực hiện:
- Đối với Product Owner: vai trò này được thiết kế để trở thành trung gian giữa nhóm phát triển và doanh nghiệp. Họ giữ cho công việc tồn đọng luôn cập nhật, giao tiếp với các bên liên quan và giúp nhóm đảm bảo rằng họ đang thực hiện đúng công việc vào đúng thời điểm.
- Scrum Master giúp đảm bảo nhóm đang thực thi Scrum theo cách tốt nhất có thể. Họ tạo điều kiện cho các cuộc họp, giúp nhóm nắm lấy tư duy Agile và đưa ra các đề xuất để cải tiến quy trình.
- Người triển khai là những người trực tiếp thực hiện các công việc.
Tuy nhiên vai trò của các thành viên trong Scrum khi áp dụng vào Marketing thường không giống như thế này, nhóm Marketing thường hiếm khi có đủ ngân sách để thuê Scrum Master chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn nên nhờ một vài người có chuyên môn cao trong nhóm của bạn để giữ vị trí này, nhưng cần đảm bảo họ vẫn có thể thực hiện các công việc của mình một cách “bình thường”.
Mặc dù mỗi người có một nhiệm vụ cụ thể, nhưng sự thành công hay thất bại của Sprint phụ thuộc vào tất cả các thành viên trong nhóm. Mọi người phải sẵn sàng cộng tác và hỗ trợ để Agile Marketing thành công.
2.2. Ba giai đoạn trong một Scrum bao gồm:
- Giai đoạn 1: Họp kế hoạch Sprint (Sprint Planning)
Với mỗi Sprint bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch trước khi thực hiện, chẳng hạn Sprint hai tuần thì nên dành khoảng hai giờ để lập kế hoạch. Ngoài việc ước tính khối lượng công việc sẽ thực hiện, bạn cũng nên dự trù các vấn đề có thể phát sinh khi triển khai Sprint.
Trong cuộc họp này bạn sẽ thảo luận về Sprint tiếp theo sẽ triển khai: việc gì sẽ hoàn thành, ai sẽ hoàn thành, việc gì cần ưu tiên, các chi tiết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được liệt kê, và có bất kỳ trở ngại nào có thể lường trước được không. Kết thúc cuộc họp này sẽ đưa nhóm vào chế độ Agile đầy đủ để hoàn thành từng nhiệm vụ trong Sprint của họ một cách hiệu quả.
Các mục tiêu của cuộc họp lập kế hoạch Sprint là:
- Thông báo cho người thực hiện các công việc ưu tiên của họ trong Sprint.
- Thảo luận về từng hạng mục công việc đang được xem xét, nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu đầy đủ các mục tiêu của từng hạng mục và đồng ý với nỗ lực được ước tính.
- Đưa ra cam kết về các công việc cụ thể có thể hoàn thành vào cuối Sprint.
Giai đoạn 2: Thực thi Sprint (Do)
Sau cuộc họp lập kế hoạch Sprint, nhóm cam kết thực hiện một lượng công việc đã định và Sprint được bắt đầu. Đặc biệt là khi đã bắt đầu Sprint, nhóm chỉ được tập trung vào công việc họ đã chọn, không được thêm bất kỳ công việc nào khác vào Sprint hiện tại, trừ khi có sự điều chỉnh từ Scrum Master.
Khi Sprint bắt đầu, nhóm cần họp hàng ngày (Daily Scrum) để chia sẻ các công việc của từng cá nhân, nhằm thúc đẩy công việc được thực hiện tốt hơn. Cuộc họp này không nên kéo dài quá 15 phút, vì nếu quá dài là bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của cả nhóm.
Mục đích của Daily Scrum là thiết lập tiến độ đều đặn trong Sprint để nhóm:
- Xác minh rằng họ đang đi đúng hướng, nhằm thực hiện được cam kết của họ.
- Tạo nên sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
- Nâng cao và cố gắng giải quyết mọi trở ngại có thể khiến nhóm không đạt được cam kết.
Yêu cầu cho mỗi cuộc họp nên:
- Nên đóng khung thời gian nghiêm ngặt để cho phép nhóm làm việc hiệu quả nhất có thể.
- Không nhằm mục đích là một cuộc họp vì lợi ích từng cá nhân hay các bên liên quan.
- Giải quyết ngay các trở ngại trong khi thực thi Sprint, duy trì sự minh bạch trong Sprint.
Thông thường cuộc họp này chỉ nói về ba vấn đề: những gì mỗi thành viên trong nhóm đã làm ngày hôm qua, những gì họ dự định làm hôm nay và những khó khăn họ gặp phải.
Giai đoạn 3: Đánh giá Sprint
Đánh giá Sprint tạo cơ hội cho nhóm Agile Marketing xác định các trở ngại trong quá trình thực hiện công việc, nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu các trở ngại trong tương lai. Nếu quá trình nghiên cứu được tiến hành một cách nghiêm túc, và nhóm luôn tuân thủ theo Sprint thì có thể đạt được mức tăng năng suất đáng kể. Ngoài ra, những cải tiến nhỏ mỗi Sprint sẽ góp phần tạo nên những cải tiến rất lớn theo thời gian.
Trong phần đánh giá Sprint, mỗi người nêu ra những gì đã hoàn thành trong Sprint trước. Điều này cho phép nhóm đánh giá sự cần thiết của việc thay đổi hoặc tiếp tục cách đang thực hiện. Đánh giá Sprint cũng là một động lực tuyệt vời để mỗi nhóm trình bày những thành tích mà mình đã làm được.
Một số vấn đề cần tổng kết sau mỗi Sprint gồm:
- Điều gì được làm tốt trong Sprint này?
- Điều gì cản trở Sprint diễn ra suôn sẻ?
- Chúng ta sẽ làm gì trong Sprint tiếp theo để mọi thứ tốt hơn?
Phần quan trọng nhất là nhóm xác định ít nhất một hành động có thể giảm thiểu một trong những trở ngại đã nêu ra, và cam kết thực hiện hành động đó trong Sprint sau.
3. Lợi ích của việc ứng dụng Agile Marketing và Scrum trong doanh nghiệp
Sự phối hợp giữa Agile Marketing và Scrum mang lại cho doanh nghiệp nhiều giá trị như:
- Giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trên thị trường.
- Nhanh chóng thử nghiệm và triển khai các chiến dịch tối ưu hơn.
- Sử dụng thông tin đầu vào từ các bộ phận và bộ kỹ năng khác để nâng cao nỗ lực tiếp thị.
- Chứng minh các lựa chọn trong các chiến dịch và dự án bằng dữ liệu thực.
- Tạo mối quan hệ thân thiết và hợp tác với các thành viên trong nhóm.
Bây giờ, có lẽ bạn đang hình dung ra hàng loạt cải tiến đặc biệt mà bạn có thể thực hiện cho doanh nghiệp của mình khi triển khai tiếp thị Agile.
5 lợi ích của Agile Marketing và Scrum mang lại cho doanh nghiệp:
- Tính minh bạch – Toàn bộ công ty hiểu những gì đang diễn ra tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và có thể dễ dàng xác định các công việc ưu tiên.
- Năng suất – Một nhóm có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khung thời gian.
- Tính linh hoạt – Khi thông tin mới được thu thập hoặc các ý tưởng mới xuất hiện, doanh nghiệp có thể thực hiện ngay lập tức ở Sprint tiếp theo mà không cần phải đợi hết kế hoạch quý hay năm. Và việc điều chỉnh này có thể giúp hoạt động tiếp thị của bạn đi đúng hướng.
- Sự rõ ràng – Các công việc quan trọng được ưu tiên thực hiện, các công việc ít quan trọng hơn sẽ được giảm thiểu thời gian và mức độ ưu tiên xuống.
- Kết quả – Bất kỳ hoạt động tiếp thị hay hoạt động nào khác đều hướng đến mục tiêu là kết quả được cải thiện và tăng lợi nhuận.
Agile Marketing là cách tiếp cận “mọi người vì một người và một người vì mọi người”. Cho nên mỗi thành viên phải luôn cải thiện cách họ làm việc với nhóm của mình. Thành công của nhóm Agile Marketing phụ thuộc vào sức mạnh của tất cả các thành viên. Ngoài ra, khi thực hiện theo Agile Marketing bạn trau dồi thêm tính kỷ luật, tính đồng đội.
4. Đánh giá hiệu quả khi áp dụng Agile Marketing trong doanh nghiệp
Bạn đã và đang triển khai tiếp thị Agile nhưng chưa đánh giá được nó có phải là phương pháp mang lại hiệu quả không, thì VietnamPedia sẽ giúp bạn tự kiểm tra thông qua danh sách các câu hỏi dưới đây:
- Nhóm của bạn có đang thực hiện lập kế hoạch Sprint hàng tuần không?
- Nhóm của bạn có đang thực hiện các cuộc họp đánh giá hàng tuần không?
- Nhóm của bạn có đang triển khai các cuộc họp hằng ngày không?
- Nhóm bán hàng của bạn có đang sử dụng Scrum không?
- Lãnh đạo của bạn có sử dụng Scrum không?
- Bao lâu thì bạn cập nhật tài liệu quy trình Scrum của mình?
- Bạn có đang theo dõi kết quả của nhóm và giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra không?
- Có các cuộc thảo luận hàng ngày về những cải tiến và trở ngại không?
- Các thành viên trong nhóm có hình dung rõ ràng về tiến độ trong Sprint không?
- Bạn đã giảm làm lại chưa?
- Bạn đã tăng tốc độ nỗ lực làm việc chưa?
Nếu bạn trả lời không cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, bạn có thể có nguy cơ thất bại trong việc triển khai Agile Marketing.
