1. PDCA là gì?
Chu trình PDCA là một mô hình gồm 4 bước Plan – Do – Check – Action (Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động), được thực hiện tuần tự và luôn phiên lặp lại. Nhằm mục đích cải tiến công việc tốt hơn để hoàn thành được mục tiêu đã đặt ra.
Cụ thể:
- Plan: Bạn nhận ra vấn đề, cơ hội hoặc thách thức. Từ đó sẽ lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
- Do: Bắt đầu thực hiện kế hoạch.
- Check: Kiểm tra lại kế hoạch và kết quả thực hiện.
- Action: Dựa vào kết quả đã kiểm tra để đưa ra quyết định tiếp tục theo kế hoạch cũ hay thay đổi sang kế hoạch mới.
Chu trình PDCA như một hình tròn không có điểm kết thúc. Nó được lặp đi lặp lại nhiều lần để đạt được hiệu quả cải tiến tối ưu nhất.
2. Chu trình PDCA diễn ra như thế nào?
Chu trình PDCA trở thành một phần không thể thiếu để hướng đến việc tinh gọn và tối ưu hiệu quả công việc. Để biết được chu trình PDCA diễn ra như thế nào, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn bốn giai đoạn của quy trình PDCA.
2.1. Plan – Lập kế hoạch
Ở giai đoạn này, bạn sẽ lập kế hoạch cho những việc cần phải làm. Việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong chu trình PDCA, vì nó sẽ quyết định phần nào sự thành công của hoạt động.
Plan trong chu trình PDCA cần:
- Xác định vấn đề cần giải quyết hay mục tiêu cần đạt được.
- Chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực trước khi triển khai kế hoạch.
- Chọn cách thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.
- Các chỉ số đánh giá sự thành công của kế hoạch.
Để kế hoạch không bị sai sót khi áp dụng vào thực hiện, bạn cần xem qua và điều chỉnh trước khi bắt đầu.
2.2. Do – Thực hiện
Sau khi thống nhất kế hoạch, đã đến lúc bạn phải hành động. Ở giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu thực hiện mọi thứ đã được lên kế hoạch trong giai đoạn trước.
Hãy lưu ý rằng một số vấn đề chưa được lường trước có thể xảy ra ở giai đoạn này. Vì vậy trước khi áp dụng kế hoạch chính thức, bạn có thể áp dụng kế hoạch của mình trên quy mô nhỏ và trong một phạm vi có thể kiểm soát tốt chất lượng.
Cùng với đó, để giúp nhóm của bạn áp dụng kế hoạch một cách suôn sẻ, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò và trách nhiệm của mình. Vì vậy bạn cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người để đảm bảo chất lượng và mang lại hiệu quả cao nhất.
2.3. Check – Kiểm tra
Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu bạn muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh những sai lầm tái diễn và áp dụng cải tiến liên tục thành công, bạn cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn Check.
Tại đây, bạn cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình và xem liệu kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hoạt động hay không. Hơn nữa, bạn sẽ có thể xác định các phần có vấn đề của quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có vấn đề gì xảy ra trong quá trình này, bạn cần phải phân tích nó và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.
Đặc điểm chính của chu trình PDCA là cải tiến liên tục. Cho nên các dự án đã triển khai sẽ được tiếp nối và không bị tàn lụi. Bằng cách có một giai đoạn kiểm tra, bạn có thể sửa chữa các lỗi đúng thời hạn, trước khi chúng gây ra tổn thất tài chính.
2.4. Action – Hành động
Bạn đã đến giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA. Trước đây, bạn đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Bây giờ, bạn cần phải Action (hành động).
Nếu mọi thứ diễn ra hoàn hảo theo kế hoạch và bạn đã đạt được các mục tiêu ban đầu, thì bạn có thể tiếp tục và áp dụng kế hoạch này lâu dài hơn.
Chu trình PDCA là một khuôn khổ đơn giản nhưng mạnh mẽ để khắc phục các sự cố ở bất kỳ cấp độ nào trong tổ chức của bạn. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại giúp bạn tìm và thử nghiệm các giải pháp và cải thiện chúng thông qua chu trình giảm thiểu các vấn đề không nên có.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng chu trình PDCA
Trong một thị trường ngày càng cạnh tranh, nhiệm vụ hàng đầu của bạn là không ngừng nỗ lực để doanh nghiệp nổi bật giữa rất nhiều công ty khác. Và chu trình PDCA rất quan trọng trong việc hỗ trợ bạn làm được điều này, bởi ngoài việc cải thiện kết quả, nó còn mang lại những lợi ích vượt trội khác.
Mang lại hiệu quả cao hơn
Một trong những lợi ích chính của chu trình này là mang lại hiệu quả cao hơn trong việc thực hiện các dự án và hoạt động trong công ty. Vì chu trình PDCA giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn trong việc xây dựng chiến lược và phát hiện lỗi sai.
Bên cạnh đó, điều mang lại sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào là khả năng cải tiến quá trình sản xuất của mình để ngày càng hiệu quả hơn. Nghĩa là mang lại kết quả cao hơn, tăng hiệu suất, giảm chi phí, tối ưu hóa năng suất và nâng cao lợi nhuận. Tất cả những điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng và liên tục theo dõi chu trình PDCA.
Tạo sự cải tiến liên tục
Chu trình PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục bởi vì nó hoạt động theo cách tuần hoàn. Mỗi dự án của bạn có thể trải qua nhiều lần cho một giai đoạn, để đảm bảo các sai sót có thể được sửa chữa và điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Một lợi ích khác của sự cải tiến liên tục trong chu trình PDCA là sự gia tăng dần dần nhận thức của thị trường về giá trị của các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Với các quy trình được cải tiến, công ty có thể nhắm mục tiêu và giành được thị phần ngày càng tăng, thu hút sự ưa thích, sự tham gia và lòng trung thành của khán giả.
Giúp người quản lý ra quyết định dễ dàng hơn
Phần lớn thời gian của người quản lý công ty được sử dụng để thực hiện và giám sát kết quả của việc lập kế hoạch, liên quan đến các hoạt động, lựa chọn và quyết định quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Theo nghĩa này, chu trình PDCA là một đồng minh cơ bản vì nó cho phép thu thập thông tin có giá trị làm cơ sở và tài liệu tham khảo phân tích để đưa ra các quyết định ngày càng quyết đoán và duy trì hợp lý, cung cấp cho doanh nghiệp sự cải tiến ngày càng nhiều trong quy trình sản xuất của mình, cũng như trong kết quả của nó.
Cải thiện quản lý rủi ro dự án
Áp dụng chu trình PDCA tốt bằng việc duy trì việc xác định, kiểm soát và giám sát tất cả các đặc điểm và từng bước của dự án, thì bạn có thể giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Nhằm mục đích giảm các tác động tiêu cực trong kế hoạch đã đề ra.
Dự đoán các tình huống rủi ro tiềm ẩn giúp bạn áp dụng các biện pháp bảo vệ và phòng ngừa, làm cho mọi người tham gia vào dự án nhận thức được sự cẩn thận cần được thực hiện ở mỗi giai đoạn. Bằng cách đó, có thể thúc đẩy các hành vi chủ động trong đội ngũ, tránh các tình huống bất lợi trước khi chúng xảy ra, chứ không chỉ đơn thuần là xử lý các tình huống đã có trước đó.
